Resturlaub 2026

31. Dezember. Urlaub weg? Schön wär’s.

Warum Resturlaub nicht einfach an Silvester verpufft – und der Arbeitgeber dabei mehr zu tun hat, als viele denken.

Es gibt Dinge, die halten sich erstaunlich hartnäckig.

Zum Beispiel:

„Resturlaub 2026 verfällt am 31. Dezember.“

Oder die etwas großzügigere Variante:

„Ach, den kann man doch immer bis 31. März nehmen.“

Beides klingt schön einfach.

Und wäre deshalb für die Lohnbuchhaltung natürlich viel zu unkompliziert.

Denn Urlaub hat inzwischen etwas, das man ihm auf den ersten Blick gar nicht zutraut:

eine Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers.

Wer also am 2. Januar ins Urlaubskonto schaut, die übrig gebliebenen acht Tage sieht und denkt:

„Prima. Weg damit.“

sollte den Löschfinger besser noch einen Moment stillhalten.

Urlaub gehört grundsätzlich ins Urlaubsjahr

Fangen wir mit dem einfachen Teil an.

§ 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz sagt grundsätzlich, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss.

Für den Urlaub 2026 bedeutet das zunächst:

31. Dezember 2026.

So weit, so übersichtlich.

Nur bedeutet das eben nicht mehr:

31. Dezember, Mitternacht, puff – Urlaub weg.

Das Bundesarbeitsgericht verlangt nämlich mehr.

Ein gesetzlicher Urlaubsanspruch kann grundsätzlich nur dann am Ende des Kalenderjahres verfallen, wenn der Arbeitgeber vorher dafür gesorgt hat, dass der Arbeitnehmer tatsächlich die Möglichkeit hatte, seinen Urlaub zu nehmen.

Und dafür muss der Arbeitgeber aktiv werden.

„Du hast übrigens noch acht Tage.“

Das allein ist noch ein bisschen dünn.

Das BAG verlangt eine konkrete und transparente Information.

Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter mitteilen, wie viel Urlaub ihm zusteht, ihn auffordern, diesen Urlaub rechtzeitig zu nehmen, und klar darauf hinweisen, was passiert, wenn er es nicht tut:

Der Urlaub kann verfallen.

Das BAG nennt sogar ausdrücklich als mögliches Vorgehen, dem Arbeitnehmer in Textform mitzuteilen, wie viele Urlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen, ihn zur rechtzeitigen Beantragung aufzufordern und über die Folgen zu informieren.

Mit anderen Worten:

Eine Mail mit

„Denkt bitte alle daran, euren Urlaub zu nehmen.“

ist zwar nett.

Aber nicht dasselbe.

Und bitte nicht am 22. Dezember

Auch das Wort „rechtzeitig“ steht da nicht zur Dekoration.

Wenn der Mitarbeiter noch zehn Urlaubstage hat und am Freitag vor Weihnachten erfährt:

„Übrigens: Die müssen dieses Jahr noch weg!“

haben wir möglicherweise ein kleines organisatorisches Problem.

Der Arbeitnehmer muss tatsächlich noch die Möglichkeit haben, seinen Urlaub zu nehmen.

Der Arbeitgeber soll ihn schließlich in die Lage versetzen, den Urlaub wahrzunehmen – nicht ihm kurz vor Toresschluss mitteilen, dass er theoretisch irgendwann hätte Urlaub machen sollen.

Deshalb ist der Herbst ein ziemlich guter Zeitpunkt für den Blick aufs Urlaubskonto.

Nicht erst der letzte Arbeitstag vor Weihnachten.

Und wenn der Arbeitgeber gar nichts sagt?

Dann wird es interessant.

Hat der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt, verfällt der gesetzliche Urlaub grundsätzlich nicht einfach am Jahresende.

Der offene Urlaub kommt zum Urlaubsanspruch des nächsten Jahres hinzu.

Und wenn man das mehrere Jahre lang macht?

Nun ja.

Urlaub kann Rudelbildung.

Das BAG hatte tatsächlich einen Fall auf dem Tisch, in dem einer Arbeitnehmerin zum Stichtag 76 Urlaubstage aus mehreren Jahren bescheinigt worden waren.

Spätestens da wird aus „Wir kümmern uns irgendwann mal um die Urlaubskonten“ ein durchaus relevantes Thema.

„Dann ist das Zeug wenigstens irgendwann verjährt.“

Auch darauf würde ich mich nicht verlassen.

2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der gesetzliche Mindesturlaub zwar grundsätzlich der regelmäßigen Verjährung unterliegt.

Aber:

Hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß in die Lage versetzt, seinen Urlaub tatsächlich zu nehmen, beginnt die Verjährungsfrist nicht einfach automatisch mit dem Ende des Jahres, in dem der Urlaub entstanden ist.

Der Arbeitgeber soll schließlich nicht davon profitieren, dass er selbst seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt hat.

Das ist der Moment, in dem aus

„Der Urlaub ist doch uralt!“

eine ziemlich unangenehme Diskussion werden kann.

Aber was ist denn nun mit dem berühmten 31. März?

Ah.

Der 31. März.

Das kleine Murmeltier des Urlaubsrechts.

Nein:

Resturlaub darf nicht automatisch immer bis zum 31. März des Folgejahres mitgenommen werden.

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG kommt eine Übertragung grundsätzlich in Betracht, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe das rechtfertigen.

Ist der Urlaub zulässigerweise übertragen worden, muss er grundsätzlich in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres genommen werden.

Und auch hier kommt wieder unser Arbeitgeber ins Spiel.

Das BAG sagt: Soll übertragener Urlaub mit Ablauf dieses Übertragungszeitraums untergehen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer grundsätzlich rechtzeitig auffordern, ihn innerhalb dieses Zeitraums zu nehmen, und auf den drohenden Verfall hinweisen.

Also:

31. März ist nicht die automatische Verlängerung für alles, was am 31. Dezember noch im Urlaubskonto herumliegt.

Und dann gibt es natürlich noch Krankheit

Weil Urlaub offenbar noch nicht kompliziert genug war.

Bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit gelten Besonderheiten.

Grundsätzlich kann gesetzlicher Urlaub bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres erlöschen.

Aber selbst hier kommt es darauf an, wann die Arbeitsunfähigkeit begonnen hat.

Hat ein Arbeitnehmer im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und wird erst im Laufe des Jahres dauerhaft arbeitsunfähig, kann für den zuvor erworbenen Urlaub wiederum entscheidend sein, ob der Arbeitgeber seine Hinweis- und Mitwirkungspflichten rechtzeitig erfüllt hatte.

War der Arbeitnehmer dagegen bereits seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig und bleibt es bis zum Ende der 15-Monats-Frist, kann der Urlaub auch unabhängig von diesen Hinweisen verfallen.

Ja.

Urlaub kann wirklich Spaß machen.

Und warum interessiert das wieder die Lohnbuchhaltung?

Weil wir irgendwann genau diese Urlaubskonten vor uns haben.

Da stehen dann:

Resturlaub 2026: 8 Tage.

2025: 4 Tage.

2024: 6 Tage.

Und irgendwo fällt der Satz:

„Die können doch weg. Die sind doch alt.“

Vielleicht.

Vielleicht aber auch nicht.

Denn bevor irgendwo Urlaubstage verschwinden, muss man unter anderem wissen:

Hat der Arbeitgeber ordnungsgemäß informiert?

Wann?

Über welchen konkreten Urlaubsanspruch?

Gab es eine Aufforderung, den Urlaub zu nehmen?

Wurde auf den möglichen Verfall hingewiesen?

Konnte der Mitarbeiter den Urlaub überhaupt noch nehmen?

Gab es Übertragungsgründe?

War der Mitarbeiter arbeitsunfähig?

Und plötzlich sieht ein kleines Feld mit der Bezeichnung „Resturlaub“ gar nicht mehr so klein aus.

Mein Tipp für Arbeitgeber: Jetzt nachsehen

Wir haben Oktober.

Das ist ein ziemlich guter Zeitpunkt, die Urlaubskonten für den Resturlaub 2026 anzuschauen.

Nicht erst am 29. Dezember.

Schauen Sie bei jedem Mitarbeiter nach, wie viel Urlaub noch offen ist.

Informieren Sie konkret über den bestehenden Anspruch.

Fordern Sie dazu auf, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen und zu nehmen.

Weisen Sie klar darauf hin, dass der Urlaub grundsätzlich verfallen kann, wenn er trotz bestehender Möglichkeit nicht genommen wird.

Und:

Dokumentieren Sie das Ganze.

Denn wenn irgendwann darüber gestritten wird, ob der Hinweis erfolgt ist, muss der Arbeitgeber die Erfüllung seiner Mitwirkungspflichten darlegen und gegebenenfalls beweisen.

Und wenn Sie es die letzten Jahre nicht gemacht haben?

Dann bitte nicht hektisch die Urlaubskonten löschen. 😁

Die gute Nachricht:

Versäumte Mitwirkung kann grundsätzlich nachgeholt werden.

Das BAG hat ausdrücklich klargestellt, dass der Arbeitgeber auch Urlaub aus zurückliegenden Jahren in seine Information einbeziehen und seine Mitwirkungsobliegenheiten später erfüllen kann.

Damit lässt sich verhindern, dass Urlaubsansprüche einfach Jahr für Jahr weiter anwachsen.

Also lieber:

Bestand prüfen.

Sauber aufarbeiten.

Mitarbeiter informieren.

Und dann für die Zukunft einen vernünftigen Prozess daraus machen.

Urlaub ist eben nicht einfach eine Zahl im Lohnprogramm

Das ist eigentlich das Spannende an solchen Themen.

Im Programm steht:

Resturlaub: 8 Tage.

Sieht harmlos aus.

Dahinter können aber Arbeitsrecht, Arbeitgeberpflichten, Krankheit, Übertragungszeiträume und im schlimmsten Fall mehrere Jahre alter Urlaub stecken.

Und deshalb ist

„Am 31. Dezember löschen wir einfach alles“

kein Prozess.

Es ist eher eine Einladung für ein späteres:

„Äh … Sabine? Wir hätten da mal eine Frage.“

Und genau deshalb sage ich es immer wieder:

Payroll ist mehr als einmal im Monat auf den Knopf drücken.

Manchmal besteht die wichtigste Aufgabe darin, zu wissen, wann man besser nicht auf „Löschen“ drückt.

Wer schreibt hier?

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